Mikko Mäntyneva, asiakaslähtösyys, Lean Ajankohtaista, Koulutukset, Yritykset

Lean-opeilla torpataan turhaa työtä myös toimistoympäristössä

Jatkuvan parantamisen Lean-filosofian tavoitteena on käynnistää positiivinen kehityskierre organisaation kaikissa osissa. Pahimmillaan se kuitenkin mielletään vain hiostukseksi. Onnistuminen vaatiikin pitkäjänteisyyttä, sillä kestäviä tuloksia syntyy vain kulttuurimuutoksen kautta.
Timo Sormunen
FacebookTwitterLinkedIn

Autojätti Toyotan tehtailla jo vuosikymmeniä sitten kehitetty Lean-filosofia rantautui Eurooppaan vuosituhannen vaihteessa. Se on vakiinnuttanut meilläkin paikkansa yhtenä laadunparantamisen ja johtamisen avaintyökaluna.

Viime vuosina tämä hukan pienentämiseen, turhien toimintojen poistamiseen ja asiakaslähtöiseen ajatteluun perustuva jatkuvan parantamisen malli on vallannut alaa myös “valkokaulustoimialoilla” ja toimistoympäristöissä.

Kokenutta Lean-konsulttia Mikko Mäntynevaa suosion kasvu ei yllätä. Leanin perusidea istuu varsin kitkattomasti myös toimistoympäristöön, onhan sen tavoitteena sujuvoittaa oman työn lisäksi asteittain koko organisaation sisäistä tekemistä. Samalla kohennetaan laatua, leikataan kustannuksia, lyhennetään läpimenoaikoja ja parannetaan asiakastyytyväisyyttä. Kaikki ne ovat tavoitteita, jotka istuvat niin yrityksiin kuin julkiselle sektorille.

– Oikein johdettuna, jalkautettuna ja motivoituna Lean tarjoaa monia positiivisia kehityspolkuja, mutta voi nostattaa myös täysin päinvastaisia reaktioita. Pahimmillaan tieto alkavasta kehitysprojektista nostaa henkilöstön mieleen vain yt-neuvottelut ja väen vähennykset. Uusia ja tehokkaampia toimintatapoja on aika hankalaa ideoida, jos samalla pelkää oman työpaikan puolesta, yli 2000 esimiestä ja asiantuntijaa vuosien varrella kouluttanut Mäntyneva muistuttaa.

Tulpat pois tiedonkulusta

Mitä Lean sitten toimisto- ja digiympäristössä voisi käytännössä tarkoittaa? Vaikka tuotteet ja palvelut eivät ole käsin kosketeltavia, voi työntekoa ja sisäisiä prosesseja keventää ja tehostaa hyvinkin yksinkertaisin keinoin.

– Avainasia on mahdollisimman kitkaton tiedonkulku, joka lähtee ihan arkisesta työntekijöiden välisestä yhteydenpidosta ja esimiesviestinnässä. Tässäkin jokainen voi omalta kohdaltaan miettiä, miten se voisi toimia nykyistä paremmin, Mäntyneva opastaa.

Toisena esimerkkinä hän mainitsee erilaisten dokumenttien hallinnan. Ovatko ne sellaisessa paikassa ja muodossa, jossa ne ovat helposti kaikkien asianosaisten ulottuvilla ja hyödynnettävissä. Teenkö työni niin, että seuraavat pääsevät jatkamaan sitä mahdollisimman helposti ja nopeasti.

– Käytännössä kyse on vain asiakaslähtöisyydestä. Nyt tuo asiakas vain sattuu olemaan joko viereisessä huoneessa tai vastapäätä sermin takana, Mäntyneva muistuttaa.

Varo vauhtisokeutta

Leanilla on mahdollista saavuttaa lyhyelläkin aikavälillä merkittäviä parannuksia toimintaan ja sen myötä kustannussäästöjä. Pidempikestoinen tuottavuuden parantaminen edellyttää Lean- kulttuurin juurruttamista organisaatioon.

Kokenut konsultti muistuttaakin, ettei alkumetrien hyvästä vauhdista saa liiaksi sokaistua. Jos tavoitteet asetetaan alkuinnostuksen jälkeen liian korkealle, käy myös urakka nopeasti ylivoimaiseksi ja kiinnostus hiipuu saman tien. Samalla tyrehtyvät työntekijöiltä tulevat kehitysideat, jotka lopulta ovat kaiken ydin.

– Maltti on valttia, sillä kestävät tulokset edellyttävät Lean-kulttuurin ja litet bättre-filosofian juurtumista jokaisen työntekijän arkeen. Se ottaa aina oman aikansa, Mäntyneva muistuttaa

Kommentoi